Cómo ser un anfitrión excepcional

Las fiestas decembrinas se están acercando y el famoso “Maratón Guadalupe – Reyes” está por iniciar y probablemente usted se encuentre preparando algún tipo de reunión en su casa.

Recibir en casa es una actividad importante en nuestras vidas. Es una excelente razón para convivir, reír y hasta para cerrar algún negocio. Las reuniones en casa o en un determinado establecimiento, requiere de una correcta organización, y sobre todo, debemos ofrecer un trato cordial y agradable a todos nuestros invitados.

Gran parte del éxito de cualquier reunión depende de la personalidad, actitud y carisma del anfitrión. El anfitrión es la persona que tiene invitados a su cargo, es decir, aquel individuo que recibe y se encarga de atender a los mismos.

Lo que debe de hacer un buen anfitrión.
Las principales funciones del anfitrión, amén de otras de importancia menor, pero no por ello sin importancia son las siguientes:
Recibir; estar siempre al cuidado de las personas que llegan con la intención de darles la bienvenida, saludarles y conversar unos minutos.
Presentar; durante el desarrollo de la velada los anfitriones se encargarán de presentar a los invitados entre sí.
Conversar; los anfitriones deberán estar en todo momento atentos de que sus invitados no se encuentren en grupos de silencio. Tendrán que ser capaces de introducir temas de conversación, “romper el hielo” entre personas que no se conozcan, e incluso ejercer como moderadores cuando la situación lo amerite.
Controlar situaciones incómodas; saber manejar todo tipo de problemas como discusiones e invitados que han bebido más de la cuenta.
Saber elegir el menú adecuado; es importante poner especial atención en el tipo de evento, a la época del año y al gusto de la mayoría de los invitados. Siempre debemos de tomar en cuenta los hábitos alimenticios de las personas y la religión a la que pertenecen, ya que cada una establece diferentes consideraciones alimenticias.

Tener la casa en perfectas condiciones; el hogar es considerado una extensión de nuestra persona y aunque no lo crea dice mucho más de lo que nos podemos imaginar.
Colocación de los invitados; en ocasiones (muy frecuentes), ciertas personas pueden tener algún tipo de enemistad, por lo que debemos tener el suficiente tacto para no ponerlas juntas.
Facilidades; atender, en la medida de lo posible, el movimiento de personas con capacidades especiales, personas mayores, niños pequeños o mujeres embarazadas.
Despedir; estar siempre dispuesto para acompañar a la puerta a los invitados que se van sin ejercer presión para que se queden, agradeciendo siempre su presencia, y de ser el caso, enviar saludos cordiales a los que no pudieron asistir.
En resumen, es importante estar atento a todo cuanto acontece para evitar que cualquier imprevisto estropee el desarrollo de la reunión. De lo que realmente se trata, es de hacer sentir a “todos” muy cómodos.

Manos a la obra.
Para comenzar, debe definir el tipo de evento que quiere realizar y se debe de dar a la tarea de hacer una lista de invitados. La experiencia me ha enseñado que un evento de 7 a 10 invitados funciona muy bien, debido a que la conversación es más rica y sustanciosa. Cuando son más personas, la plática se dispersa, además de que la coordinación y la preparación son más difíciles.

Una velada agradable no se consigue estando en una mesa apretado como las sardinas en una lata de conserva. Cualquier persona normal necesita de un espacio mínimo para moverse con cierta soltura y comodidad. Partiendo de las dimensiones que tenga la mesa (o las mesas), se debe calcular un espacio mínimo recomendado por invitado de unos 75 centímetros de ancho, tomando en cuenta también las patas de la mesa u otros elementos de la misma que puedan ser un estorbo o incomodidad para los que ahí se sienten.

Los invitados.
El éxito de un evento se basa en hacer una “buena mezcla”, es decir, invitar a gente que tenga algo en común, ya que de lo contrario, al convocar a un montón de personas sólo para cumplir con varios compromisos a la vez, es probable que la reunión no resulte animada.

Una vez que haya definido con claridad su lista de invitados, debe proceder a realizar las invitaciones. En el supuesto de que los invitados sean personas cercanas a usted, es aceptable realizar la convocatorio de una forma un tanto informal, por medio del teléfono, del correo electrónico o verbalmente. Si el encuentro es algo más formal, es recomendable hacerlo de forma escrita por medio de una tarjeta de invitación, o bien, a través de una carta.

En la actualidad, las personas suelen tener las agendas repletas de compromisos, por lo que se deben enviar las correspondientes invitaciones con cierta antelación (por lo menos dos semanas antes tomando en cuenta lo que se tarda el envío) para que puedan encajar entre sus múltiples actividades y no se olvide de confirmar la asistencia de los invitados si quiere evitarse la desagradable sorpresa de que nadie llegó a su evento.

Barriga llena corazón contento.
A partir de que los invitados nos confirmen su asistencia, tiene que pensar en el menú que quiere servir, el tipo de música que pondrá y en la decoración del lugar donde se llevará a cabo el evento. Para amenizar la velada y darse un tiempo de margen para que todo esté en su sitio, lo mejor es optar por la opción de ofrecer un aperitivo. Al ofrecer un aperitivo estamos dando oportunidad a que lleguen todos los invitados, que se conozcan entre ellos, que nosotros rematemos temas culinarios en la cocina, por mencionar tan sólo algunos ejemplos.

Si la cena es muy formal y contratamos meseros o nos ayudan nuestros familiares o amigos a pasar los platos, cada uno debe saber lo que se espera de él o de ella, como presentar la comida por el lado izquierdo, retirar los platos por el lado derecho, servir el agua o el vino por el lado derecho y estar pendientes de retirar el plato en cuanto cada uno termine. Todo esto debe hacerse en forma tan discreta que apenas se sienta.

Las presentaciones y la conversación.
Cuando organiza un encuentro, una de las obligaciones del mediador, es la de presentar a las personas que no se conocen. Siempre se debe de utilizar la fórmula de menos a más, es decir, el invitado joven debe ser presentado con el de más edad, el caballero a la dama, el de menor rango o categoría al de mayor, el empleado al jefe, nuestros familiares al resto.

En el momento de presentar sólo diremos el nombre, el apellido y algún pequeño dato que pueda orientar a la otra persona sobre los temas que pueden tocar cuando se retire el anfitrión.

Durante cualquier conversación se debe mostrar atención a lo que dice la otra persona y por ningún motivo interrumpa una charla animada y amena. No hay nada más desagradable que la persona a la que se le habla no haga otra cosa más que mirar a todas partes.

En algunas ocasiones, el anfitrión tiene que fungir como animador en las conversaciones de sus invitados y debe de mantenerse en todo momento alerta para intervenir en el caso en que alguno de sus invitados empieza a mostrar señales de antagonismo.

Querido lector, si bien el tema es muy extenso, estoy seguro que ya ha adquirido el conocimiento suficiente para ser un anfitrión excepcional, sin embargo nunca olvide que de lo que se trata es de hacer sentir cómodas y adaptadas a las personas, y por favor no olvide enviarme una invitación!!!