¿Cómo redactar correos electrónicos efectivos?

Una de las primeras actividades que realizamos por la mañana es revisar nuestra bandeja de entrada para ver si alguien nos envió algún mensaje, en parte por que probablemente estamos esperando un correo importante y en parte por pura curiosidad… A fin de cuentas, las recompensas intermitentes motivan a las personas a actuar de forma irracional generando conductas altamente adictivas, pero de eso platicaremos en otra ocasión.

Es muy probable que muchos de los correos que recibes sean simplemente malos, aburridos e incluso molestos, y no es de extrañar, pues cada 24 horas se envían aproximadamente 281,000 millones de correos electrónicos (3.5 millones de correos por segundo).

Es imposible que todos esos mensajes sean efectivos, no obstante, dominar el arte de enviar correos te puede ayudar a conseguir más clientes, lograr una marca más atractiva para tus consumidores como consecuencia del simple “efecto de exposición” (efecto psicológico a través del cual hay un aumento o disminución del agrado de un estímulo por la simple exposición repetida).

Si deseas redactar correos electrónicos más efectivos, te recomiendo seguir estos 5 consejos:

1. NO MÁS DE 7 LÍNEAS. Si no puedes comunicar tu mensaje en 7 líneas o menos, el correo electrónico debería de ser únicamente una instancia para solicitar una llamada o una reunión.

2. UTILIZA UN FORMATO SENCILLO. Toma en cuenta que el receptor del mensaje probablemente lo va a leer a través de la pequeña pantalla de su teléfono, así que mantén una fuente de 12 o 14 puntos e idealmente utiliza Sans Serif. También es importante respetar los márgenes, dejar espacios en blanco, utilizar bold y subrayados para resaltar las ideas más importantes (el Efecto Von Restoff o efecto de aislamiento nos dice que lo que destaca tiene mayores probabilidades de ser recordado).

3. REALIZA UNA PETICIÓN SIMPLE. Únicamente pide una sola cosa (Por favor firma el documento porque tengo que presentarlo antes de que termine el mes. Necesito que me regales 5 minutos para una llamada porque tengo que preguntarte unas cosas). Si necesitas realizar muchas peticiones, es preferible hacerlo a través de varios correos. Te recomiendo utilizar siempre un “porque”, aunque este sea muy tonto. Al utilizar el “porque” aumentan significativamente tus posibilidades de recibir una respuesta favorable.

4. REDACTA UN ASUNTO QUE LLAME LA ATENCIÓN. El asunto tiene que ser único, atractivo, fácil de buscar y que llame la atención, con el objetivo de generar interés por parte del receptor del mensaje (imagina que se trata del encabezado de una noticia). Por otro lado, al utilizar palabras clave en el asunto, es más sencillo para tu contraparte localizar el correo.

5. MEJOR NO LO HAGAS. Si algo es verdaderamente urgente, mejor no envíes un correo electrónico… mejor llámale por teléfono.